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如何长期有效的进行供应商交货期的管理

以往,在面临供应商很长又不可靠的交期时,通常都会直接采取较被动的方法,如准备安全库存、催货等,这都无法根本解决问题的存在。较主动的方法是从了解交期的构成基本前置时间要件开始,交期一般都与时间因素有关,只要找到问题的源头,才能有效的管理供应商的交期,这可从以下几方面着手。

1.降低供应商的接单变异性

供应商的产能短期来看是很固定的,需求变动会影响供应商的工作量,会直接影响到交期。在依订单生产(Make-to-order)的型态下尤其明显,交期时间通常较长。

供应商面临的需求变动是由客户下单的模式所造成的。当客户(采购)更改数量、更改交货日期或频繁的更换供应商,供应商面临的需求也跟著更动。客户(采购)的下单模式,则与其主生产排程有极大的关系,因此,采购最好将动点放在与供应商沟通上,让采购了解供应商的产能分配状况,而供应商也要能了解客户的实际需求,使供应商产能的分配能配合实际客户需求的变动。

2.降低整备时间(Set-Up Time)

供应商整备时间的改善可以增加生产排程弹性,并且降低生产的时间,在JIT的生产环境下,其影响尤其显著。降低整备时间有以下的方法:

    (1)购买新机器设备或机台重新设计变更。
    (2)使用电动或气动辅助设备。
    (3)安装快速夹持装置。
    (4)透过工业工程进行工作流程分析改善。
    (5)使用标准零件与工具。

3.解决生产上的瓶颈(Bottleneck)

非连续性制程中,要依需求量来平衡每一个工作站的可利用产能是非常难的事,总会有一些工作站忙不过来,而一些工作站却闲置着。忙不过的工作站会造成瓶颈现象,而瓶颈会影响产出量(Throughput)的多寡,也会影响整个制造交期。以下是有关瓶颈现象的一些重点:

    (1)非瓶颈工作站的利用并不在其产出量,而在其他工作站的限制。
    (2)非瓶颈工作站并不因为每次被使用到而会有百分之百的产出。
    (3)生产线的产能主要是由瓶颈工作站的产能所决定。
    (4)非瓶颈工作时间的节省对交期没有任何帮助。
    (5)产能(Capacity)与需求优先顺序(Priority),必须同时被顾及到。
    (6)工作量可以也必须作一适当的分配。

对于瓶颈,有以下的一些解决方法:

    (1)在每一瓶颈工作站前,安排一缓冲库存区(Buffer)。
    (2)控制材料进入瓶颈工作站的速度。
    (3)缩短整备时间(Set-up),以增加瓶颈工作站的产出量。
    (4)调整工作量的分配。

4.降低运送时间

运送时间与供应商和客户之间的距离、交货频率以及运输模式有直接的关系。使用当地的供应商可大幅降低运送时间,如果供应商位于海外,无论是海运或空运,寻求一个信用良好、价格合理、效率高的货运承揽业者(FreightForwarder)是非常的重要。如货物需要上栈板,货柜内的空间利用率也要加以详细计算。若是货品不多,也可考虑拼货的方式,来节省出货成本及时间。

5.降低行政作业时间

行政作业时间的降低,可透过良好的沟通、正确的资料以及有效率的采购作业流程为之。采购作业在公司内部与各公司间资讯的流通占有相当多的比重。

快速资讯流通可以透过不同型态的工具来达成,包括了利用电子资料交换(EDI)、条码(BarCode)、传真、电子邮件(e-mail)、电话或是互动式多媒体,加上人造卫星的利用,资讯可快速的传递到任何角落。行政作业时间的改善必须和供应商一起努力,才能收到最佳的效果。另外,在主生产排程确定后,要避免紧急插单的情况发生,任何插单的动作都会引起排程混乱,对交期的延误有扩大加乘的效果。

6.及时供货采购(Just-In-Time Purchase)

【及时供货的特性可从数量、品质、供应商以及制程四个方向来观察。】

数量的特性

    -稳定的产出率。
    -小批量、频繁的交货。
    -长期合约型态,如使用总括订单(Blanketorders)。
    -利用看板(Kanban)管理生产排程。
    -每次交货数量都可有不同,但整份合约的总数量是固定。
    -不接受过多或短少的交货数量。
    -鼓励供应商以确实数量包装。
    -鼓励供应商降低生产批量(lotsize)。

品质特性

    -简化产品规格,使用较多性能或功能规格,较少设计规格。
    -供应商协助达成品质的要求。
    -买方的采购人员,与供应商的品管人员关系密切。
    -鼓励供应商采取制程控制(ProcessControl),而非以检验方式。

供应商的特性

    -供应商班底的数量不多,并与其维持伙伴关系。
    -供应商位于较邻近的地方。
    -主动运用价值分析(ValueAnalysis),来督促供应商达到价格竞争优势。
    -竞争性报价多发生于新料号的询价。
    -鼓励供应商延申及时供货至他们自己的供应商。

制程的特性

    -不间断的制造流程(uninterruptedflow)。
    -生产线采功能布线(functionallayout)或群组布线(workcelllayout),制程较有弹性。
    -较低的排队时间(queuetime)及制造前置时间(manufacturingleadtime)。
    -较低的线上在制品(WIP)的库存量。
    -大量使用弹性佳的多能职工。

【及时供货(JIT,Just-In-Time)的好处可从零件成本、品质、设计、行政效率及生产力五个方面观察到。】

零件成本:

    -低库存,即低的库存持有成本。
    -由于供应商的数量有限,长期的学习曲线结果,自然能降低成本。
    -低的报废成本。

品质:

    -由于交货频繁,不良品可在发生前快速侦测到。
    -由于供应商生产批量低,不良品可快速修正。
    -可以降低品质检验的工作。
    -零件品质提高,最终产品的品质也跟著提高。

设计:

    -可以快速反应工程变更。
    -由于性能或我能规格,设计可有较大的创新空间。

行政效率:

    -供应商班底的数量少,询价次数可以降低。
    -书面作业及催货频率可降到最低。
    -交货流程简化。

生产力:

    -降低重工率,并降低品管检验的工作。
    -降低交货延误的机率。
    -交货频率高、批量小且可靠,可降低采购、生管、仓管的监督工作。

7. 让供应商管理库存(VMI,Vendor Managed Inventory)

  让供应商承担库存管理的责任是一个新兴的做法,在这个观念下,供应商负责库存的计划与保持,所有库存的所有权(ownership)在供应商,直到原料被提领消耗掉或转换为成品为止方转移至客户。目前以下列三种做法较为普遍:
    (1)供应商派驻一位于客户厂区内的人员(vendoron-siteplanner),实际使用客户的电脑系统,替客户执行物料计划及补充的工作。
    (2)供应商的工厂与客户的电脑系统连线直接取得客户的物料需求计划(MRP)资料。
    (3)对于持续固定使用且数量变化小的材料补充,如气体、油料等储存槽上有容量水准显示装置,供应商可依照显示迳自进行补充作业。

寄货采购(Consignmentbuying)则是另一种供应商承担库存的采购交易方式,供应商于买方厂区库房内保持一定水准的存货数量,货品的所有权也在供应商,客户由仓库提领货品使用时,才需执行付款的责任。

由于是供应商替客户来做库存管理,供应商必须保证供料的及时性及可靠性,如此可大幅降低交期的时间。另外,供应商对客户的实际使用率及取货的模式有充分的了解,对供应商自己的生产排程也有正面的帮助。

——缩短交期带来的好处——

1.可以提升产品品质

缩短交期的行动,需要整个生产系统每次都将事情在第一次就做对(Dotingsrightthefirsttime,everytime),为了达成此目标,产品的设计及制造上的规格都必须非常清楚无误,品质的问题都会在无形中减少到最低。

2.可以降低库存

当交期缩短,产品经过生产线以更快的速度交到客户的手中,生产线上的在制品(WIP,work-in-process)数量便降低,就不需要准备太多的储存空间,整体库存量可降低。

3.可以增加公司的接单弹性

当交期缩短后,生产线所多出来的时间便可以用来应付一些临时状况,如插单或数量暴增。另外,若交期短、生产速度快,公司便可以应付小批量多样化的订单。

4.可以降低成本

交期缩短、库存降低、储存空间的节省、加上品质的改善(重工、报废品少了),当然能降低成营运成本了。

5.可以加速产品上市时间

交期缩短后,加速产品上市的时间,自然可增加产品的竞争力。

——如何改善供应商交期——

  以前瞻性的思考方式,虚心的检讨与共应商维持伙伴的关系。鼓励供应商缩短前置时间(LeadTime)及週期时间(CycleTime),并更有效的管理库存,缩短产品上市的时间。与供应商诚恳沟通,对彼此的需求与能力没有猜忌,彼此信赖。鼓励供应从销售导向的做法,转变为支援客户需求导向的观念。鼓励供应商主动积极的进行持续改善动作,而非被动的等待客户要求。鼓励供应商使用EDI、Internet等共通的商业沟通语言和工具,让沟通变得更有效率。公平合理的与供应商分担风险,这有助于改善与供应商之间的关系。最后,以开放式、诚恳与供应商沟通,共同达成交货迅速、高度信赖、价格优势的最终目标。
来源:采购帮
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